공공기관 홍보영상 수의계약, 계약 전 갖춰야 할 문서 7가지

공공기관 홍보영상 수의계약을 앞두고 담당자가 가장 먼저 떠올리는 것은 대개 업체 선정입니다. 어떤 포트폴리오를 봐야 하는지, 견적을 어떻게 받아야 하는지에 집중하다 보면 실제로 계약 전에 갖춰야 할 문서들을 빠뜨리기 쉽습니다. 업체가 아무리 좋아도 문서가 없으면 검수·수정·납품·정산 단계에서 기준이 흔들립니다.

이 글은 수의계약 방식이나 법령 기준을 안내하는 글이 아닙니다. 공공기관·지자체 담당자가 홍보영상 수의계약 서명 전에 손에 쥐고 있어야 할 실무 문서 7가지를 정리합니다. 각 문서가 왜 필요한지, 없으면 어떤 문제가 생기는지, 한 줄 예시는 어떤 형식인지를 차례로 설명합니다. 업체를 비교·선정하는 기준은 별도 편에서 다루었으니, 이 글에서는 「문서」에만 집중합니다.

1. 과업지시서 — 범위·분량·사용처를 한 문서에 담습니다

과업지시서는 이 용역이 무엇을 해야 하는지를 한 장으로 정리한 문서입니다. 업체가 제안서를 보내기 전에 담당자가 먼저 만들어야 합니다. 기획·촬영·편집·자막·납품 파일이 어느 범위까지인지, 본편 몇 분짜리를 몇 편 받는 건지, 완성된 영상을 어디에 쓸 것인지가 들어가야 합니다.

사용처는 꼼꼼하게 적어야 합니다. 유튜브 전용과 행사장 대형 화면용은 화질·해상도·자막 크기가 달라집니다. SNS 숏폼은 세로 비율이 필요하고, 보도자료에는 정지 캡처컷이 별도로 필요합니다. 사용처를 과업지시서에 적어 두면 업체가 처음부터 맞는 형식으로 기획합니다.

과업지시서에 어떤 항목을 적어야 할지 막막하다면 1분 진단으로 영상 형식과 사용처를 먼저 정리해 보시기 바랍니다. 진단 결과가 과업지시서 항목의 출발점이 됩니다.

· 왜 필요한가 — 업체마다 가정하는 범위가 다르면 같은 금액의 견적도 내용이 달라 비교할 수 없습니다.
· 빠지면 생기는 문제 — 업체 A는 본편만, 업체 B는 본편·숏폼·썸네일 세트를 제안해 총액만으로는 어느 쪽이 유리한지 알 수 없습니다.
· 한 줄 예시 — 「본편 3분(유튜브·홈페이지용), 60초 요약본 1편(보도자료·SNS용), 자막·로고 삽입 포함, 행사장 상영본 없음」

노인이 스마트폰을 보는 일러스트와 RAF 데이터 항목이 화면에 차례로 뜨는 장면, 그리고 스마트폰에서 노인 일러스트로 데이터 한 조각이 흘러가는 모션 — 과업지시서에 사용처를 명시하면 이런 정보 연결 흐름의 방향이 처음부터 설계됩니다

공공기관 웹예능 시리즈 포트폴리오 예시 — 안전성평가연구소 「안전인간극장」, 과업지시서에 편수·회차·출연자 구성이 명시되어야 하는 형식

2. 견적 비교표 — 최초 견적과 최종 견적의 변경 이력을 남깁니다

수의계약에서는 하나의 업체와 진행하더라도 견적 비교표는 정산의 근거 문서가 됩니다. 추가 촬영 요청, 납품 파일 항목 변경, 일정 조정에 따른 투입 공수 변동 등으로 최초 견적과 최종 계약 금액이 달라지는 경우가 있습니다.

변경이 생길 때마다 어떤 사유로, 언제, 누가 승인했는지를 한 표에 남겨 두어야 합니다. 「처음 견적과 달라졌는데 근거가 없다」는 상황은 정산 심사에서 문제가 됩니다. 담당자 선에서 구두로 승인한 내용도 이메일이나 결재 문서로 남겨야 이후 서류 검토에서 설명이 가능합니다.

· 왜 필요한가 — 수의계약이라도 최초 견적과 최종 계약액이 다르면 변경 사유와 승인 이력이 있어야 정산이 가능합니다.
· 빠지면 생기는 문제 — 변경 내용을 구두로만 처리하면 감사나 정산 심사에서 근거 자료를 제출하기 어렵습니다.
· 한 줄 예시(변경 이력 표) — 「변경일 / 변경 항목 / 변경 사유 / 금액 증감 / 담당자 확인」

3. 산출물 목록 — 받을 파일을 계약 전에 확정합니다

홍보영상 납품이 끝난 뒤 「원본 파일은 어디 있나요」라는 질문을 하게 되는 경우가 있습니다. 산출물 목록이 계약서에 없으면 원본 소스 파일, 자막 텍스트 파일, 무편집 촬영본이 어떤 형식으로 넘어오는지 기준이 없습니다.

공공기관 영상은 본편 하나로 끝나지 않습니다. 보도자료용 스틸 캡처, 행사 보고서 첨부 캡처, SNS 업로드용 세로 편집본, 유튜브 썸네일, 자막 파일이 모두 산출물입니다. 계약 전에 받을 파일 목록을 정리해 두지 않으면 납품 이후 각 부서에서 「이런 파일도 받을 수 있나요」라는 요청이 반복됩니다.

· 왜 필요한가 — 납품 항목이 계약서에 없으면 추가 편집·파일 변환을 별도 비용으로 청구받을 수 있습니다.
· 빠지면 생기는 문제 — 영상은 받았는데 원본 소스가 없으면 나중에 다른 제작사가 이어받아 편집하기 어렵습니다.
· 한 줄 예시 — 「본편(MP4 1920×1080) / 요약본(60초 MP4) / 자막본(자막 삽입 MP4) / 썸네일 3종(JPG) / 무편집 원본(외장드라이브 납품)」

지게차로 트럭에 상자를 싣는 배송 현장과 휠 표면을 연마하는 공정 실사 — 산출물 목록에 본편 외 현장 공정 컷과 B롤을 포함하면 이런 장면을 보고서·SNS·제품 페이지에 재사용할 수 있습니다

4. 검수 기준과 수정 횟수 — 몇 회가 아니라 어떤 수정인지 정합니다

검수 기준이 없으면 「전반적으로 마음에 들지 않는다」는 말이 수정 요청이 됩니다. 검수 기준이 있으면 「과업지시서에 적힌 사업명이 오탈자 없이 들어갔는지」, 「승인받은 콘티의 장면 순서가 맞는지」처럼 확인 가능한 항목으로 수정 범위가 정해집니다.

수정 횟수를 「2회」로만 적으면 여러 부서에서 동시에 의견이 들어올 때 한 번의 수정으로 몇 개의 의견을 처리해야 하는지 기준이 없습니다. 횟수보다 수정의 성격(사실 오류 수정 / 연출 방향 변경 / 추가 촬영 요구)을 구분하는 것이 현실에 맞습니다.

· 왜 필요한가 — 검수 기준이 없으면 결재권자의 판단 기준에 따라 수정이 반복될 수 있습니다.
· 빠지면 생기는 문제 — 제작사는 「수정 범위를 넘었다」고 하고, 담당자는 「이 정도는 당연히 고쳐야 한다」고 생각하는 상황이 생깁니다.
· 한 줄 예시 — 「1차 시사(콘티 기준 장면 확인), 2차 시사(편집 완성본 확인), 수정 2회(오탈자·자막 수정은 회차 외로 처리)」

인터뷰 중심 해외홍보영상 포트폴리오 예시 — AI 헬스케어 스타트업, 출연자·사용 언어·자막 버전을 검수 문서에 미리 확정해야 하는 형식

5. 일정표 — 승인 단계와 촬영 회차를 포함합니다

일정표는 납품일만 적는 문서가 아닙니다. 기획안 제출일, 콘티 승인일, 촬영일, 1차 편집 시사일, 수정 마감일, 자막 확인일, 최종 납품일이 단계별로 들어가야 합니다. 공공기관 영상은 각 단계마다 승인권자가 다를 수 있어서, 결재가 늦어지면 다음 단계 일정이 함께 밀립니다.

촬영 회차도 일정표에 명시해야 합니다. 담당자가 현장 섭외를 준비해야 하는 날짜, 출연자가 대기해야 하는 시간, 드론 촬영이 필요한 경우 날씨 예비일이 있어야 실제로 운용됩니다. 촬영일만 하루로 적어 두면 현장에서 「오늘 못 한 장면은 언제 찍나요」라는 질문이 나옵니다.

· 왜 필요한가 — 승인 단계가 많은 공공기관 영상에서 일정이 밀리면 납품 지연으로 이어집니다.
· 빠지면 생기는 문제 — 촬영 후 결재가 늦어져 계약 기간 내 납품이 어려워지는 상황이 생깁니다.
· 한 줄 예시 — 「8/1 기획안 제출 → 8/5 승인 → 8/12 콘티 승인 → 8/15 촬영 → 8/20 1차 시사 → 8/23 수정 → 8/27 최종 납품」

산에 둘러싸인 도시 항공 전경과 도시 항공에 「TPO」 타이포가 합성된 장면 — 지자체 홍보영상의 항공·타이틀 컷은 일정표에 드론 촬영 회차와 날씨 예비일이 있어야 현장에서 빠지지 않습니다

6. 저작권·원본 파일·재사용 조항 — 납품 후 남는 권리와 소재를 정합니다

저작권 조항은 계약서 안에 있어야 하지만, 「납품 후 저작권은 발주처에 귀속된다」는 한 줄로 끝나는 경우가 있습니다. 실무에서는 원본 소스 파일이 어디에 보관되는지, 제작사가 포트폴리오 목적으로 영상을 활용할 수 있는지, 촬영본 중 미사용 컷을 다른 프로젝트에 쓸 수 있는지가 문제가 됩니다.

재사용 조항도 꼼꼼히 확인해야 합니다. 공공기관 영상은 1~2년 뒤 유사 사업에 같은 컷을 쓰거나, 성과 보고서에 장면을 자르는 경우가 있습니다. 원본 소스가 없으면 화질이 낮은 화면 캡처를 쓰게 됩니다. 원본 파일 보관 방식과 재사용 범위를 계약에 명시해 두면 이런 상황을 예방할 수 있습니다.

· 왜 필요한가 — 납품 후 원본 반환 여부나 재편집 권한이 불분명하면 유지보수 단계에서 추가 비용이 생깁니다.
· 빠지면 생기는 문제 — 제작사가 원본을 보관하고 있고, 재편집을 요청하면 새 프로젝트로 견적을 다시 내는 상황이 생깁니다.
· 한 줄 예시 — 「납품 후 저작권은 발주처 귀속, 원본 소스는 외장드라이브로 납품, 제작사는 포트폴리오 목적 사용 가능(비밀 건 제외)」

7. 정산 서류 — 세금계산서·완료보고서와 마감 순서

정산 서류는 세금계산서와 완료보고서 두 가지가 핵심입니다. 기관마다 서식과 절차가 다르니 담당 부서 양식을 먼저 확인하는 것이 좋습니다. 납품과 정산 사이에 서류 오류가 있으면 해당 연도 안에 집행이 마무리되지 않을 수 있습니다. 지원사업 영상 납품 후 정산에 필요한 파일 목록에서 각 서류의 형식과 제출 순서를 확인할 수 있습니다.

· 왜 필요한가 — 공공기관은 회계연도 내 지출이 중요해서, 정산 서류 오류로 집행이 막히는 경우가 있습니다.
· 빠지면 생기는 문제 — 세금계산서 발행 시점과 검수 완료 확인 순서가 맞지 않아 정산이 반려되는 사례가 있습니다.
· 한 줄 예시 — 「검수 완료 확인서 → 세금계산서 발행(검수 확인일 기준) → 완료보고서(납품 파일 목록 첨부) → 정산 처리」

도심과 철로 항공 장면과 재래시장에서 상인과 대화하는 장면 — 지자체 홍보영상은 이런 현장 촬영분이 들어갈수록 완료보고서에 납품 파일 목록과 촬영 장소 내역을 함께 정리해 두는 것이 좋습니다

7가지 문서 중 어느 것도 단독으로는 완전하지 않습니다. 과업지시서가 있어야 견적 변경 이력이 의미를 가지고, 산출물 목록이 있어야 검수 기준이 작동합니다. 일정표가 없으면 저작권 조항도 언제 효력이 생기는지 기준이 모호하고, 정산 서류가 갖춰져야 집행이 완료됩니다.

공공기관 영상 제작 용역 과업지시서 작성법에서 과업지시서 각 항목의 구체적인 기재 방식을 확인할 수 있습니다. 저희 VDOLAB에서는 공공기관·지자체 담당자가 계약 전 문서를 준비할 수 있도록 상담 단계에서 항목을 함께 검토하고 있습니다.

영상 제작 문의

(주)트립클립 / 비디오연구소 VDOLAB
서울특별시 강남구 강남대로 584
전화 02-511-3002
https://vdolab.kr / https://tripclip.kr
cs@tripclip.kr / mytripclip@naver.com
포트폴리오 https://bit.ly/youtubevdol

Magazine 목록으로 이동