연말 행사장에서 트는 영상, 행사일에서 거꾸로 셉니다

연말이 가까워지면 시상식, 성과공유회, 송년 행사를 준비하시는 분들께 비슷한 문의를 받습니다. “행사 시작할 때 화면에 띄울 영상이 필요합니다.”

오프닝 영상, 수상자나 우수사례를 소개하는 영상, 한 해를 돌아보는 하이라이트 영상까지. 이 영상들은 행사를 찍어 남기는 영상과 이름은 비슷해도 만드는 순서가 완전히 다릅니다. 오늘은 그 순서를 정리해 보겠습니다.

찍어 남기는 영상과 행사장에서 트는 영상은 다릅니다

행사 스케치 영상은 행사가 끝난 뒤에 완성됩니다. 현장에서 촬영하고, 다녀와서 편집하고, 홈페이지나 다음 해 홍보에 씁니다.

행사장에서 트는 영상은 반대입니다. 행사가 시작되기 전에 이미 완성돼 있어야 합니다. 참석자들이 자리에 앉고 조명이 바뀌는 그 순간에 화면에 걸려 있어야 하는 영상이니까요.

그래서 이 영상은 마감이 행사일로 못 박혀 있습니다. 다른 홍보영상은 사정에 따라 일정을 조정할 수 있지만, 행사 날짜는 미룰 수 없습니다. 행사를 기록하는 영상이 궁금하시다면 행사 스케치 영상, 기록용과 콘텐츠 자산형의 차이에 따로 정리해 두었습니다.

행사일에서 거꾸로 셉니다

이 영상은 “언제 시작할까”보다 “행사일에서 거꾸로 세면 오늘 무엇을 해야 하는가”로 계획하는 편이 정확합니다. 저희는 네 단계로 나눠서 셉니다.

첫째, 현장 리허설용 파일 점검.
행사 전 리허설 때 행사장 장비에서 한 번 틀어 볼 수 있어야 합니다. 그러니 완성 파일은 행사일이 아니라 리허설 날에 맞춰 준비돼 있어야 합니다.

둘째, 제작.
구성이 확정된 뒤 그래픽과 편집을 진행하고, 검토와 수정을 거칩니다.

셋째, 구성 확정.
몇 분짜리 영상에 어떤 순서로 무엇이 들어갈지, 수상 부문은 몇 개이고 한 사람당 어느 정도 시간을 쓸지를 정합니다.

넷째, 자료 수집.
한 해 동안 찍어 둔 사진과 영상, 수상자 명단과 사진, 우수사례라면 그 사례를 설명할 자료를 모읍니다.

이렇게 리허설 날부터 거꾸로 세어 보면 자료 수집을 시작해야 하는 날이 생각보다 앞에 있다는 것을 알게 됩니다. 주 단위로 일정을 잡을 때도 자료가 제때 들어온다는 전제를 같이 적어 두시는 편이 안전합니다.

일정이 밀리는 자리는 대개 명단입니다

연말 행사 영상에서 일정이 밀리는 가장 흔한 자리는 수상자 명단과 사진, 인터뷰 자료입니다.

누가 상을 받는지는 내부 심사가 끝나야 정해지고, 심사는 행사 직전까지 이어지는 경우가 많습니다. 명단이 정해져도 사진을 받고, 인터뷰 일정을 잡고, 직함과 이름 표기를 확인하는 데 또 시간이 걸립니다. 누가 늦어서가 아니라, 명단이 늦게 확정될 수밖에 없는 구조입니다.

그래서 저희는 영상을 두 부분으로 나눕니다.

먼저 만들 부분
오프닝 타이틀, 행사 로고와 슬로건 모션, 부문과 부문 사이 전환 그래픽, 한 해 하이라이트처럼 이미 있는 자료로 만들 수 있는 부분입니다. 이 부분은 명단과 상관없이 바로 시작합니다.

나중에 끼울 부분
수상자 이름과 소속, 사진, 수상 순서처럼 바뀔 수 있는 부분입니다. 자리와 형식을 미리 만들어 두고, 명단이 확정되면 그 자리에 내용만 넣습니다.

이렇게 나눠 두면 명단이 늦게 와도 전체 영상이 처음부터 다시 밀리지 않습니다. 수상 순서가 행사 직전에 바뀌어도 구간을 바꿔 끼우는 일로 끝납니다.

한 가지 더 부탁드리는 것이 있습니다. 명단과 표기를 최종 확인해 주실 분을 한 분으로 정해 주시는 것입니다. 이름 한 글자, 직함 하나가 무대 화면에 크게 걸리는 영상이라 확인 창구가 하나여야 마지막 수정이 꼬이지 않습니다.

행사장에 먼저 확인하실 것

행사장에서 트는 영상은 사무실 모니터가 아니라 행사장 화면에서 틀립니다. 그래서 제작에 들어가기 전에 행사장이나 행사 운영팀에 아래 네 가지를 먼저 확인해 주시면 좋습니다.

화면 비율.
일반적인 16:9 화면인지, 가로로 긴 LED 화면인지, 무대 양쪽에 화면이 따로 있는지에 따라 구성이 달라집니다.

해상도.
저희는 보통 FHD(1920×1080)로 납품합니다. 행사장 화면이 특수한 크기라면 그 크기를 미리 알려 주셔야 글자가 잘리거나 늘어나지 않습니다. 4K와 FHD 중 무엇을 받을지도 따로 정리해 두었습니다.

소리 유무.
오프닝처럼 장내가 조용할 때 트는 영상은 음악과 나레이션을 살리고, 식사나 대기 중에 트는 영상은 소리 없이도 이해되게 자막과 화면 위주로 만듭니다.

반복 재생 여부.
입장 대기 시간에 계속 돌려 둘 영상이라면 끝 장면이 첫 장면으로 자연스럽게 이어지도록 만들어야 합니다. 한 번 틀고 끝나는 영상과는 편집 방식이 다릅니다.

완성 파일은 운영팀이 쓰는 재생 장비에서 열리는지 리허설 때 꼭 한 번 틀어 보시고, 같은 파일을 다른 저장 매체에도 하나 더 준비해 두시길 권합니다.

저희가 맡는 일과 맡지 않는 일

저희가 맡는 일은 행사 전에 만들어 두는 영상입니다. 오프닝, 수상자·우수사례 소개, 한 해 하이라이트를 행사장 화면 조건에 맞춰 만들어 넘겨 드립니다. 원하시면 같은 행사의 기록 영상도 별도로 함께 상의할 수 있습니다.

행사 당일 생중계나 송출은 하지 않습니다. 현장에서 화면을 틀고 전환하는 일은 행사 음향·영상 운영팀의 몫이고, 저희는 그 팀이 바로 틀 수 있는 파일을 준비해 드립니다. 중계가 필요한 행사라면 왜 저희가 그 일을 맡지 않는지 라이브 중계는 하지 않습니다에 적어 두었습니다.

기획부터 편집까지 담당 PD가 함께 갑니다. 한국관광공사, 안전성평가연구소, 충청남도, 광주광역시처럼 공공기관·지자체 영상을 만들면서 다듬어 온 방식으로, 실사 자료가 부족하면 모션그래픽과 AI를 섞어서 채웁니다.

정리하면

행사장에서 트는 영상은 행사일이 마감입니다. 리허설 날부터 거꾸로 세어 자료 수집 시점을 먼저 정하고, 바뀔 부분(이름·순서)과 먼저 만들 부분(오프닝·전환 그래픽)을 나누면 명단이 늦게 확정되는 연말에도 마감을 지킬 수 있습니다.

행사 날짜가 정해지셨다면 날짜와 행사장 화면 조건만 먼저 알려 주셔도 됩니다. 거기서부터 거꾸로 일정을 같이 세어 드리겠습니다.

관련 포트폴리오

사람과 그 사람의 이야기를 중심에 둔 영상입니다. 수상자나 우수사례를 소개하는 짧은 영상도 결국 한 사람의 이야기를 몇십 초 안에 전하는 일이라, 어떤 결로 담기는지 미리 보실 수 있습니다.

영상 제작 문의

수출바우처 수행기관 3년 연속 · 중소기업혁신바우처 공급기업 4년 연속

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